Microsoft Office Access

MICROSOFT OFFICE ACCESS

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos.   Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos.

  

La pantalla inicial de Access se presenta de la siguiente manera:

Nos presenta un cuadro de dialogo en el cual nos muestra varias opciones:

·      Base de datos de Access en blanco: Esta opción nos permite iniciar una nueva base datos.

·      Asistentes, páginas y proyectos de bases de datos de Access:   Esta opción nos ayuda  a crear una base de datos mediante un asistente.

·      Abrir un archivo existente. Bases de datos que se encuentran almacenadas en un disco.

PARA CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO:

• Ingresar por Microsoft Office Access
• Clic sobre el icono Base de Datos en blanco
• Sobre la columna derecha, digitar el nombre de la base de datos “Colección musical”
• Clic en el botón de Crear.

CREACION DE LAS TABLAS EN VISTA DISEÑO:

Por defecto sobre la columna derecha de la ventana de Access, nos muestra una tabla y se oprime clic contrario sobre Tabla1 y clic en VISTA DISEÑO, para crear los campos con sus tipos de datos, al terminar se debe seleccionar el campo que tendrá la clave principal y se guardara la tabla con su nombre

CREACION DE RELACIONES.

• Es necesario cerrar las tablas para poder crear las relaciones entre ellas.
• Clic en la pestaña Herramientas de bases de datos.
• Clic en Relaciones.
• Se adicionan las tres tablas y cerrar.
• Se acomodan las tres tablas y con clic sostenido se arrastra de un campo de una tabla a otra.
• Se deben chequear las opciones de integridad referencial y Actualizar datos en cascada

CREACION DE FORMULARIOS.

• Clic en la pestaña CREAR, clic en la opción de Mas formularios y Asistente para formularios.
• Se debe seleccionar la tabla a la cual se le creara el formulario y se oprime el botón “>>” para seleccionar todos los campos.
• Leer muy bien cada ventana y seleccionar las opciones adecuadas para la creación del formulario. 

CREACION DE INFORMES.

• Los informes nos permiten visualizar los registros digitados en los formularios y estos informes son reportes que podemos visualizar por pantalla o imprimirlos.  Los datos de los informes no se pueden modificar.  Para su creación se debe tener en cuenta:
• Clic en la pestaña CREAR, clic en la opción de Asistente para Informes.
• Se debe seleccionar la tabla a la cual se le creara el informe y se oprime el botón “>>” para seleccionar todos los campos.
• Leer muy bien cada ventana y seleccionar las opciones adecuadas para la creación del Informe. 

Taller en clase:

• Diseñar la anterior Base de Datos en Access, teniendo en cuenta el nombre, las tres tablas, las relaciones entre ellas, los formularios para cada tabla, digitar cinco registros en cada formulario e informes para cada tabla.